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Hubertus Heil, der Bundesminister für Arbeit, präsentiert den Entwurf für ein Gesetz, das eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit notwendig macht. Der Entwurf basiert sowohl auf den Richtlinien des BAG und des EuGH, weist jedoch spezifische Besonderheiten auf. Im Wesentlichen konzentriert er sich auf die Dokumentation von Arbeitsbeginn, -ende und der Gesamtarbeitsdauer – eine Forderung, die bereits antizipiert wurde. Der Entwurf muss nun sowohl vom Kabinett als auch durch das parlamentarische Verfahren.

Das Ministerium für Arbeit gab bekannt, die Gründe des Gerichtsbeschlusses gründlich zu analysieren und daraus folgende Schritte für die Gesetzgebung abzuleiten. Erwartungsgemäß soll im ersten Quartal 2023 ein ausgearbeiteter Vorschlag zur Gestaltung der Arbeitszeiterfassung vorgelegt werden.

Das Bundesarbeitsgericht hat nun auch die schriftliche Begründung für das Urteil von September 2022 veröffentlicht. Damit wird die Notwendigkeit eines Systems zur Arbeitszeiterfassung bei den Arbeitgebern bestätigt. Ob die Erfassung digital oder auf Papier erfolgt, bleibt den Unternehmen überlassen, jedoch wurde keine Übergangszeit gewährt.

Mit dem Urteil vom September 2022 wird deutschen Arbeitgebern klargemacht, dass eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nunmehr eine zwingende Anforderung ist.

Eine Klage der spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank Niederlassung in Spanien bezüglich der Zeiterfassung führte zu einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Dieser entschied, dass alle EU-Mitgliedstaaten eine systematische Zeiterfassung in ihren Unternehmen sicherstellen müssen. Seitdem arbeitet Deutschland an der Umsetzung dieser Vorgabe ins nationale Recht.

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Arbeitszeiterfassung | Grundlegende Fragen

Momentan, im April 2023, sind Arbeitgeber in Deutschland aufgrund des Urteils des Bundesarbeitsgerichts verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten vollständig zu dokumentieren. Dies dient der Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes. Der neu vorgeschlagene Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung verdeutlicht diese Anforderung.

Vom Zeitpunkt des BAG-Urteils an, gibt es keine Übergangszeit für die Arbeitgeber. Ergo, die Erfassungspflicht besteht seit September 2022.

Gemäß des EuGH-Urteils muss jede Arbeitsstunde aufgezeichnet werden, unabhängig von der Art der Tätigkeit oder der Unternehmensgröße. Das Bundesarbeitsgericht lässt jedoch Sonderregelungen für Führungskräfte zu.

Der Gesetzesentwurf des Arbeitsministers sieht bestimmte Ausnahmen vor. Durch Tarifverträge und spezielle Klauseln kann die Aufzeichnungspflicht umgangen werden, etwa durch die Vereinbarung nicht-elektronischer Aufzeichnungen oder verzögerte Dokumentationen. Auch bei besonderen Beschäftigungsmerkmalen kann die Pflicht entfallen, ebenso bei Kleinunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern.

Bitte beachten: Dies ist nur ein Entwurf und muss noch verabschiedet werden.

Sie dient der Transparenz und Flexibilität im Arbeitsverhältnis, hilft, das Arbeitsschutzgesetz einzuhalten und gibt den Arbeitgebern eine klare Übersicht zur Personalplanung.

Die Gewerbeaufsichtsämter sind für die Überprüfung der Umsetzung verantwortlich. Verstöße können zu hohen Geldbußen führen. Doch auch die Mitarbeiter selbst können bei Streitfällen eine wichtige Kontrollfunktion übernehmen.

Durch Apps wie Zeiguru und Aplano, die eine einfache An- und Abmeldung ermöglichen, ja. Die Urteile schränken den Arbeitsort nicht ein.

Die Dokumentation umfasst Arbeitsbeginn, -ende und die gesamte Arbeitsdauer, einschließlich Überstunden und Arbeit an Feiertagen.

Die Erfassung der Arbeitsstunden ist essentiell und sollte den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Unterbrechungen, sowie etwaige Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit und jede Form von Überstunden umfassen.

Ein Urteil des Bundesgerichtshofs fordert ein zuverlässiges System, das die Arbeitszeiteingänge und -pausen dokumentiert. Die Art der Dokumentation, sei es auf Papier oder elektronisch, bleibt offen, jedoch muss jegliche Änderung der Arbeitszeiten später nachvollziehbar sein, was die Nutzung eines Bleistifts, der aus Radierspuren besteht, ausschließt.

Ein Entwurf des Gesetzes vom April 2023 macht elektronische Zeitaufzeichnungen obligatorisch, also mittels digitaler Geräte. Ausnahmen sind nur durch Tarifverträge und spezielle Abkommen möglich, sollte das Gesetz akzeptiert werden. Laut Quellen dürfen Arbeitszeiten unter bestimmten Umständen auch von Dritten aufgezeichnet werden.

Papierbasierte Aufzeichnungen neigen zu Ungenauigkeiten und sind leicht zu verlieren oder zu manipulieren, was ihnen gegenüber der digitalen Erfassung einen Nachteil verschafft.

Obwohl Excel für Unternehmen eine häufig genutzte Methode darstellt, ist sie zeitaufwendig und bürokratisch. Im Vergleich dazu ermöglichen spezialisierte Programme wie Zeiguru einen effizienten Prozess durch Automatisierung.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten neben der reinen Erfassung auch Funktionen zur Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaubsanträgen, Projektübersichten und Mitarbeiterdaten, was den Arbeitsalltag effizienter gestaltet.

Für Arbeit an diesen Tagen sind oft Gehaltszuschläge vorgesehen, die mit erfasst werden sollen.

Die Verpflichtung zur Dokumentation von Überstunden wird durch das Arbeitszeitgesetz bestätigt und bleibt auch mit Einführung der Zeiterfassungspflicht unverändert.

Durch ein digitales Erfassungssystem werden Ruhezeiten indirekt mitaufgezeichnet, obwohl sie nicht explizit dokumentiert werden müssen.

Alle geleisteten Arbeitsstunden sowie Pausen- und Ruhezeiten müssen gemäß dem Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre lang dokumentiert werden. Eine längere Aufbewahrung ist nur in speziellen Fällen erforderlich.

Eine digitale Zeiterfassung beeinträchtigt flexible Arbeitsmodelle nicht, sondern erleichtert sie sogar, indem sie für Transparenz sorgt und unbezahlte Überstunden vermeidet.

Festgelegte Kernarbeitszeiten lassen sich durch digitale Zeiterfassung vereinfachen, die auch die Anpassung an individuelle Arbeitszeiten und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen unterstützt.

Trotz der Einführung einer Pflicht zur Zeiterfassung bleibt das flexible Arbeitsmodell der Vertrauensarbeitszeit erhalten, da Systeme wie Zeiguru es ermöglichen, überall und jederzeit die Arbeitszeit zu erfassen, ohne die Flexibilität zu beeinträchtigen.

Implementierung eines Zeiterfassungssystems: Ein Praxisleitfaden

Die Arbeitnehmenden sind durch Gesetze vor Überarbeitung geschützt; sie dürfen nicht mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten, einschließlich Überstunden. Eine Überschreitung kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben. Es liegt daher in deiner Verantwortung, dein Team anzuleiten, ihre Arbeitszeiten im Auge zu behalten und sich an die festgelegten Arbeitszeitgesetze zu halten.

Die Auswahl eines Zeiterfassungssystems kann unterschiedliche Kostenauswirkungen haben. Traditionelle Methoden, wie die Zeiterfassung mittels Papier oder einer Excel-Tabelle, können einen erheblichen administrativen Aufwand und damit verbundene Personalkosten verursachen. Auf der anderen Seite gibt es Systeme, die auf Chip-Lesen basieren, welche anfänglich kostspielig sein und oft zu Fehlern neigen können. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten geringere Startkosten und ermöglichen eine flexible Handhabung. Sie bieten außerdem Zusatzfunktionen, z.B. für Projekt- und Abwesenheitsmanagement, was zu signifikanten Zeit- und Geldersparnissen führen kann. Nach Angaben von Hubertus Heil sollten die Einführungskosten eines solchen Systems circa 450 € betragen.

Die Einführung einer Zeiterfassung kann gemischte Gefühle unter den Mitarbeitenden hervorrufen. Während es einerseits zur Sicherheit und Klarheit beiträgt, kann es andererseits Sorgen um den Verlust der Arbeitsflexibilität bedeuten. Es ist wichtig, auf die Bedenken deiner Belegschaft einzugehen und ihnen die Zeit zu geben, sich mit dem neuen System vertraut zu machen.

Die korrekte Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten ist entscheidend. Sollte eine Pausenzeiterfassung versehentlich ausbleiben, müssen Korrekturen möglich sein, wobei der Europäische Gerichtshof vorschreibt, dass die ursprünglich erfassten Zeiten bewahrt und nachvollziehbar bleiben müssen.